A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço essencial para empresas e cartórios que buscam um controle eficiente do armazenamento e fluxo de documentos. Por meio da aplicação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos, o serviço proporciona instrumentos de controle e monitoramento.

Indicado especialmente para empresas e cartórios com alta demanda documental, o serviço de Organização de Documentos e Arquivos oferece a catalogação precisa dos documentos, facilitando sua localização e agilizando os processos internos. Garanta a organização e eficiência na gestão de documentos em sua organização.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

• Organização física adequada: Garanta uma disposição eficiente dos documentos físicos, facilitando sua localização e acesso.
• Sistema de identificação: Implemente um sistema de identificação claro e padronizado, tornando mais fácil encontrar os documentos desejados.
• Padronização dos métodos de arquivamento: Estabeleça métodos de arquivamento consistentes, promovendo uma organização uniforme e coerente.
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos: Acesse os documentos de forma rápida e conveniente, economizando tempo e aumentando a eficiência.
• Redução de custos com administração e manutenção do acervo: Ao organizar os arquivos de maneira adequada, reduza os custos relacionados à administração e manutenção do acervo.
• Eliminação das dificuldades no gerenciamento e manutenção dos arquivos: Simplifique o gerenciamento e a manutenção dos arquivos, evitando problemas de perda, extravio ou desorganização.

Conte com nosso serviço de Organização de Arquivos para otimizar a gestão documental de sua empresa, garantindo uma organização eficiente e facilitando o acesso às informações quando necessário.

Etapas da Organização de Arquivos:

1. Seleção dos documentos: Elaboração de um plano de classificação documental para identificar quais documentos serão incluídos na organização.
2. Levantamento e diagnóstico do acervo físico: Realização de um inventário completo do acervo documental físico, identificando sua extensão e características.
3. Implantação da solução de organização: Implementação das técnicas e metodologias adequadas para a organização dos documentos físicos, garantindo uma disposição eficiente e padronizada.
4. Indexação dos documentos: Os documentos são indexados de forma a facilitar o controle físico e a localização no sistema, tornando mais fácil sua recuperação posteriormente.
5. Planejamento de Projetos de Digitalização: Avaliação da necessidade de digitalização de documentos e elaboração de projetos para a conversão de documentos físicos em formato digital, quando aplicável.
6. Acesso aos documentos via Software GED Documento Rápido: Utilizando o índice criado no software, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados, proporcionando uma gestão mais eficiente dos documentos organizados.

Conte com nossos serviços de Organização de Arquivos para garantir a otimização da gestão documental em sua empresa, proporcionando facilidade de acesso e controle eficiente dos documentos.