A Digitalização de Documentos é um processo que transforma documentos físicos em formato digital, trazendo uma série de benefícios. Esse processo agiliza o acesso e compartilhamento de informações entre funcionários e colaboradores, permitindo a visualização instantânea das imagens dos documentos.

É especialmente vantajoso para empresas que necessitam de um acesso rápido e organizado aos seus documentos, facilitando a consulta e administração dos mesmos de forma eficiente. Com a digitalização, a empresa pode otimizar seus processos internos e aumentar a produtividade.

Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

• Acessibilidade: Acesse seus documentos de forma rápida e fácil a qualquer momento, agilizando suas tarefas.
• Produtividade: Aumente a eficiência dos serviços com maior agilidade no acesso e busca de documentos.
• Controle: Tenha controle total sobre o compartilhamento dos seus dados, decidindo quem, quando e como acessá-los.
• Segurança: Garanta a proteção dos seus documentos, evitando perdas e danos.
• Economia: Reduza os custos com papel, impressão e espaço físico, otimizando recursos financeiros.
• Sustentabilidade: Contribua para um mundo mais sustentável ao reduzir o consumo de papel.

Etapas da Digitalização de Documentos:

1. Preparação dos documentos físicos, incluindo higienização e remoção de grampos ou objetos que possam prejudicar o processo de digitalização.
2. Escaneamento, tratamento e indexação dos documentos por lotes, de acordo com as especificações definidas pelo projeto.
3. Migração das imagens e dados para o Software GED, permitindo o acesso aos documentos de forma fácil e rápida.
4. Entrega das imagens gravadas em CD ou DVD personalizado ao cliente.
5. Orientação ao cliente sobre a manutenção do acervo digital, garantindo a preservação e organização dos documentos digitais.